1. Amaç
Omega Nonwoven Tekstil Sentetik ve Dokuma Tic. A.Ş. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nın amacı, Omega Nonwoven Tekstil Sentetik ve Dokuma Tic. A.Ş.’de mevcut ve potansiyel hizmet alanları, müşterileri, iş ortakları, ziyaretçileri, çalışanları, çalışan adayları ve iş birliği içinde bulunulan kurum çalışanları ile ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi prensipleri ile veri imhası standartlarının; Anayasa’nın 20’nci maddesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarihli “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” ve ilgili ikincil düzenlemelerde belirtilen usul ve esaslara göre belirlenmesidir.
2. Kapsam
Bu “Politika”daki hükümler; kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilecek nitelikte olan ve fiziksel ya da dijital ortamlarda bulunan her türlü bilgi ve belgeyi kapsar. Bu bilgilerle ilgili silme, yok etme veya anonim hâle getirme prensipleri ile veri imhası standartları Politika kapsamındadır.
3. Omega Nonwoven Tekstil Sentetik ve Dokuma Tic. A.Ş. Kayıt Ortamları
Omega Nonwoven Tekstil Sentetik ve Dokuma Tic. A.Ş.’de Kişisel Veriler; fiziksel evrak, dijital evrak ve veri tabanı ortamlarında kayıt altına alınmaktadır.
4. Hukuki ve Teknik Terimler
- Aydınlatma Beyanı: 6698 sayılı KVKK’nın 10’uncu maddesi gereğince; kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumluları veya yetkilendirdikleri kişilerce, ilgili kişilerin bilgilendirilmesine ilişkin faaliyetler ve/veya dokümanlar.
- İlgili Kişi Grubu: Kişisel verileri işlenen kişi türü (çalışan, müşteri, ziyaretçi vb.).
- İlgili Kişi: Kişisel verileri işlenen veri sahibi gerçek kişi (Kişisel Veri Öznesi).
- İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi/birim hariç; veri sorumlusu organizasyonu içinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve görev tanımı doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
- İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi.
- Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
- Kişisel Veri İşleme: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması veya kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendiikleri amaç için gerekli azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hâle getirme işlemlerine dayanak teşkil eden politikaları.
- Kişisel Veri (KV): Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
- KV: Kişisel Veri.
- KV Envanteri: Kurumda işlenen (tutulan) Kişisel Verileri ve ilişkili bilgilerin tasnif edildiği liste.
- KVK: Kişisel Veri Koruma.
- KVK İhlali: İlgili kişilerin mağduriyeti olsun veya olmasın, Omega Nonwoven Tekstil Sentetik ve Dokuma Tic. A.Ş.’nin veri sorumlusu olduğu, içinde kişisel veri bulunan bilgi varlıklarının; kurum kontrolü dışına çıkması ile 6698 sayılı KVKK ve/veya kurum prosedürlerine aykırı hususlar.
- KVİS: Kişisel Veri İşleme Sözleşmesi; veri işleyenin, veri sorumlusunun talimatlarına, menfaatine ve iradesine uygun şekilde kişisel verileri işlemeyi taahhüt ettiği; bu iş görme borcu karşılığında veri sorumlusunun bedel ödemeyi üstlendiği sözleşme.
- KVKK: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
- KVYS: Kişisel Verilerin Yönetim Sistemi.
- ÖNKV: Özel Nitelikli Kişisel Veri.
- Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrarlayan aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hâle getirme işlemi.
- Veri İşleyen: 6698 sayılı Kanun’un 3/ğ maddesine göre, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
- Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
- Veri Sorumlusu: Kişisel veriyi işleyen kurum Omega Nonwoven Tekstil Sentetik ve Dokuma Tic. A.Ş..
5. Kişisel Verilerin İmhası
Kişisel verilerin imhası; verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi şeklinde üç farklı yöntemle gerçekleştirilir. İmha edilecek veriler, kanuna ve kurum içi düzenlemelere uygun olarak; ilgili kişinin ulaşılamaması mümkün olmayacak biçimde silinir/yok edilir ya da kişisel veri niteliğini kaybedecek şekilde anonimleştirilir. Tüm imha süreçleri, kayıt altına alınır ve denetlenebilirlik esas alınarak yürütülür.
6. KV İmha Organizasyonu (Unvanlar, Birimler ve Görev Tanımları)
KV imha süreçlerinin yönetimi, KVYS Yönetim Temsilcisi’ndedir. KVYS Yönetim Temsilcisi ve diğer tüm organizasyon birimlerini belirleyen müstakil bir prosedür mevcuttur. Genel organizasyonda özellikle veri imha konusundaki rol ve sorumluluklar prosedürlerle açıkça tanımlanmaktadır.
7. Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo
Saklama süreleri, kurumun KV Envanteri ile belirlenmiştir. İlgili saklama ve imha süreleri düzenli olarak gözden geçirilir, güncel mevzuat ve operasyonel ihtiyaçlara göre revize edilir.
Omega Nonwoven – Veri Sorumlusu